Writing Style Guide

(Vietnamese Version)

Viết ngắn ngọn, súc tích (Kết thừa từ http://sites.ieee.org/pcs/communication-resources-for-engineers/style/write-clearly-andconcisely)

Thế nào là viết ngắn ngọn, súc tích?

Viết ngắn gọn xúc tích là cách bạn chọn từ ngữ 1 cách có chủ ý và chính xác, xây dựng các câu của bạn 1 cách cẩn hận qua đó loại bỏ được các phần thừa, không rõ ý và sử dụng đúng ngữ pháp. Bằng cách viết ngắn gọn xúc tích, bạn sẽ đi thằng váo vấn dề giúp cho độc giả của bạn có thể dễ dàng hiểu được.

Tại sao tôi lên viết súc tích và ngắn gọn?

Để thành công trong giao tiếp, bạn cần giữ cho độc giả của bạn sự chú ý, và độc giả cần đọc qua tài liệu của bạn 1 cách dễ dàng, dễ hiểu. Nếu như bạn viết khó đọc, độc giả của bạn sẽ mất hứng thú và cả sự kiên nhẫn.

How do I write clearly and concisely?

Có 1 số kỹ thuật có thể giúp bạn học cái viết gọn gàng và súc tích để thúc đẩy độc giả của bạn đọc và phản hồi tốt về kỹ năng giao tiếp của bạn.

Chọn từ ngữ 1 cách có chủ đích
Những từ ngữ mà bạn lựa chọn có thể ảnh hướng đến ý của bạn và khả năng hiểu của độc giả. Hãy thực hiện các hướng dẫn sau để phát triển chiến lược chọn tự ngữ hiệu quả cho sự giao tiếp của mình.

Tránh sử dụng các từ ngữ "hoa mỹ", không cần thiết; hãy dùng các từ mang nghĩa thẳng thắn
Paul Anderson, trong cuốn sách Technical Communication: A Reader-Centered Approach của mình, chỉ ra các nghiên cứu cho thấy người dùng hiểu những từ đơn giản nhanh chóng hơn, kể cả khi họ đã quen thuộc với các cuộc hội thoại phức tạp. Dưới đây là 1 số từ phức tạp thường sử dụng và các từ đơn giản để thay thế.

CHÚ Ý: Hướng dẫn trên không có nghĩa bạn lên loại bỏ tất cả các từ kỹ thuật chuyên ngành. Bạn có thể quen với các quy trình kỹ thuật và các thuật ngữ liên quan đến chúng. Nếu như tất cả độc giả của bạn sẽ hiểu các thuật ngữ chuyên ngành đó, hãy sử dụng chúng. Nếu không hãy thay thế chúng bằng các thuật ngữ dễ hiểu phổ biến hơn hoặc nếu không có bất cứ thuật ngữ thay thế nào, hãy giải thích ý nghĩa của chúng bằng 1 trong các phương pháp sau:

• Từ đồng nghĩa: “memory” thay vì “RAM.”
• Mô tả thuật ngữ: “RAM allows your computer to run more quickly and efficiently.”
• So sánh thuật ngữ với 1 khái niệm thông thường: “RAM is like having a large desk with numerous drawers for storage. You can quickly and efficiently access your files at a moment’s notice.”
• Định nghĩa thuật ngữ: “RAM, or random access memory, is one type of computer data storage systems. It allows your computer to quickly and efficiently access files.”

Loại bỏ các đại từ mơ hồ!

Có rất nhiều bài báo gây khó hiểu bằng cách sử dụng các đại từ mơ hồ không rõ ràng như "this" hoặc "it". Khi các đại từ này gây khó hiểu cho người đọc, bạn nên để "this" trước 1 danh từ hoặc 1 cụm danh từ và thay thế "ít" bằng 1 danh từ/cụm danh từ.

Thay thế các từ mơ hồ bằng các từ cụ thể
Các từ mơ hồ có xu hướng trừu tượng và có thể che dấu đi ý của bạn. Những từ cụ thể sẽ truyền đạt ý nghĩa của bạn 1 cách ngắn gọn và chính xác hơn. Ví dụ: giả sử như bạn đang mô tả về 1 sản phẩm mà công ty bạn phát triển:

• Mơ hồ: The Acme Corporation is developing a new consumer device that allows users to communicate vocally in real time.
• Cụ thể: The Acme Corporation is developing a new cell phone.

Người đọc có thể sẽ không hiểu câu đầu tiên mô tả về điều gì. Nó là 1 thiết bị hoàn toàn mới? hoặc là 1 thiết bị họ chưa nghe đến bao giờ? Ở mệnh đề số 2, nó nói chính xác sản phẩm là gì, hầu như không còn sự nghi ngờ nào ở đây cả.

Loại bỏ những từ không cần thiết
Những từ không cần thiết có rất nhiều dạng. Giống như các từ mơ hồ, chúng có thể che dấu đi ý nghĩa câu nói của bạn.

• Quá chi tiết
  • Before: I received and read the email you sent yesterday about the report you’re writing for the project. I agree it needs a thorough, close edit from someone familiar with your audience.
  • After: I received your email about the project report and agree it needs an expert edit.
• Thừa từ hạn định hay bổ ngữ
  • Before: Basically, the first widget pretty much surpassed the second one in overall performance.
  • After: The first widget performed better than the second.
• Lặp từ
  • Before: The engineer considered the second monitor an unneeded luxury.
  • After: The engineer considered the second monitor a luxury.
• Thừa các từ không cần thiết
  • Before: The test revealed conduction activity that was peculiar in nature.
  • After: The test revealed peculiar conduction activity.
  • Before: We redid the experiment due to the fact that our initial method was incorrect.
  • After: We redid the experiment because our initial method was incorrect.

Thay thế nhiều từ phủ định bằng khẳng định
Khi câu của bạn có nhiều từ phủ định, điều đó cần người đọc suy nghĩ giải nghĩa ý của bạn. Trong khi đó, 1 lời khẳng định truyền đạt ý nghĩa ngắn gọn, không khiến người đọc phải suy nghĩ

• Before: Your audience will not appreciate the details that lack relevance.
• After: Your audience will appreciate relevant details.

Tránh sử dụng các chuỗi danh từ
Chuỗi danh từ sẽ làm bối rối cho người đọc bởi vì chúng khá khó hiểu.

• Before: The Acme Corporation continues to work on the cell phone case configuration revision project.
• After: The Acme Corporation is developing a redesigned cell phone case.

Sentences express and connect the meaning of your ideas. Follow these guidelines to write clear and concise sentences that your audience can comprehend quickly and easily.

Chú ý độ dài câu và sự nhấn mạnh

Trong cuốn sách của ông ấy, Technical Communication: A Reader-Centered Approach, Paul Anderson khuyến khích thay đổi độ dài câu. Sử dụng các câu ngắn để nhấn mạnh; sử dụng 1 câu dài hơn để kết nối các ý của bạn làm chúng trang nhã và có điểm nhấn hơn. Sử dụng các liên từ hoặc 1 mệnh đề phụ để kết nối các ý.

Eg: This report provides operational information about the electrical equipment the Acme Corporation recently installed at their headquarters in Los Angeles (câu dài). The equipment will increase energy efficiency by 25% (câu ngắn).

Use the “known information to new information” technique for better cohesion

Martha Kolln and Loretta Gray, in their book Rhetorical Grammar, define the known-new contract as a reader’s
expectation “that a sentence will have both known, or old, information as well as new and that the known
information will precede the new.”
This contract allows users to easily connect what they already know to the new information you’re offering them. In
other words, lead from known info in sentences to create a more logical flow of ideas.

• Before: X has developed fourth-generation (4G) cell phone technology (new info). To support higher data
  rates for non-voice communication (new info), Y is using 4G cell phone technology (known info).
• After: X has developed fourth-generation (4G) cell phone technology (new info). Y is using this (4G)
  technology (known info) to support higher data rates for non-voice communications (new information).