Với những ai có giai đoạn làm công ăn lương, hoàn thành công việc được giao trong phạm vi cam kết là trách nhiệm. Nhưng không phải lúc nào công việc cũng hoàn thành một cách xuất sắc và được sếp ghi nhận kết quả.
Nhiều khi sếp giao việc A, mình hoàn thành công việc đúng thời hạn, nhưng sếp bảo kết quả không đạt như sếp kỳ vọng, mà mình cũng ngộ ra kết quả mình được khác xa với cái kỳ vọng mà giờ sếp mới nói ra. Những gì mình hiểu kỳ vọng lúc đầu và kỳ vọng lúc cuối hoàn toàn khác nhau. Vậy là tốn thời gian làm lại, Stress!
Nhiều khi sếp giao 1 công việc B cần hoàn thành trong vòng 1 tuần làm việc, đến ngày thứ làm thứ 3 thì sếp bảo có công việc rất gấp và cần tập trung vào xử lý, hoá ra công việc nào cũng có độ ưu tiên cao, thì sếp luôn luôn đúng mà, một tuần trôi qua sếp hỏi “tại sao công việc B chưa xong?”. Sếp phán có 1 câu “sao cậu làm việc kém hiệu quả thế?”, lại Stress!
Nhiều sếp giao công việc C, nhưng công việc này cần giao tiếp với quản lý của các bộ phận nghiệp vụ khác, nhưng sếp hổng giao quyền, khi làm việc với các anh chị ấy thì nhận được phản hồi, em không đủ tư cách để làm việc với tôi. Vậy là nhờ sếp xử lý. Xử lý xong sếp nói 1 câu “Việc bé tí mà không tự làm được”, lại Stress!
Đó là tình trạng của nhiều bạn sinh viên mới ra trường, chân ướt chân ráo vào môi trường của doanh nghiệp (trong đó có mình). Mình luôn hiểu rằng hoàn thành công việc được giao là trách nhiệm của nhân viên. Nhưng mình luôn ở trạng thái Stress khi làm việc với sếp. Liệu nhân viên trong startup của bạn đang gặp phải các tình huống này? Nếu có, bạn có đang bị Stress không?
Rồi đến lúc tự hỏi bản thân “Mình đã làm gì không đúng?” và hỏi luôn các đàn anh đi trước xem “Có cách nào giúp em thoát khỏi tình trạng Stress này?”. Tưởng hỏi thì nhận được câu trả lời, hoá ra lại bị hỏi:
- Thường em có trao đổi với sếp để hiểu rõ kỳ vọng đạt được, kết quả đầu ra ở thời điểm nhận việc chưa?
- Thông thường em chỉ nghe chung chung rồi đi làm việc ngay, thấy sếp lúc nào cũng bận nên không tiện hỏi nhiều.
- Thường em có thảo luận rõ để xác định thời gian kỳ vọng hoàn thành công việc, và độ ưu tiên của việc mới so với công việc đang làm không?
- Thì em làm tới đâu hay đến đó, em cố găng hết sức thôi.
- Thường khi nhận việc lớn, hoặc việc đòi hỏi phải giao tiếp các phòng ban khác thì em có xin quyền ra quyết định, hoặc quyền yêu cầu hỗ trợ từ sếp không?
- Lúc thì có, lúc thì không, mà có nhìn thấy hết tầm ảnh hưởng đâu mà xin anh, làm đến đâu em hỏi tới đó.
- Ra thế, thường khi nhận việc em có thảo luận với sếp khi nào báo cáo, khi nào đánh giá và dựa vào đâu đánh giá kết quả công việc không?
- Sếp luôn luôn đúng mà anh, mà sếp cũng không nói rõ, chỉ nói thời gian hoàn thành cuối cùng và đánh giá bằng cảm tính là chính.
- Đó là vấn đề gây Stress cho em. Em không chắc chắn hiểu đúng yêu cầu, em đoán yêu cầu là chính. Em không chốt với sếp thời gian hoàn thành công việc và độ ưu tiên công việc. Chính vì em không hình dung hết công việc ngay từ đầu nên em cũng không biết mình cần quyền gì để ra quyết định, quyền yêu cầu sếp hỗ trợ. Tệ nhất là công việc em hoàn thành mà không chốt được tiêu chí đánh giá, thời gian kiểm tra tiến độ. Là một nhân viên em cần phải giúp sếp thành công bằng việc hoàn thành xuất sắc công việc mình được giao. Em cần chỉnh lại thái độ và cách làm việc của mình thì mong mới hết Stress được.
Đó là câu chuyện đã diễn ra hơn 12 năm trước và vẫn thực hành những gì mà người anh ấy đã chia sẻ.
Một hôm, sếp gọi “Cao, vào phòng tao hỏi cái này tí”. Sau khi ngồi xuống ghế sếp bảo “Cty cần lấy chứng chỉ quản lý chất lượng và việc này mày có thể làm tốt”. Có hơn chục câu hỏi đua nhau xuất hiện trong đầu. Mình vẫn chưa hiểu được yêu cầu tổng quan là gì, thời hạn hoàn thành công việc ra sao? (sếp là tây nên mình hay xưng hô mày với tao).
Sếp, tôi muốn bàn rõ hơn về dự án này nhằm đảm bảo tôi đã hoàn toàn hiểu hết những gì sếp muốn. OK, đồng ý. Tôi vội lấy 1 tờ giấy A4 và ghi xuống 6 câu hỏi chính dưới dạng mind map với vòng trong trung tâm là tên dự án:
- Kết quả mong đợi của dự án này là gì?
- Thời gian hoàn thành dự án?
- Phạm vi thẩm quyền của tôi được phép là gì? (Cái gì tôi được quyết, cái gì tôi xin ý kiến sếp)
- Nguồn lực công ty hỗ trợ là gì? (Con người, cơ sở vật chất, và cả tiền cho dự án)
- Những thời điểm nào cần báo cáo, kiểm tra, đối chiếu để đánh giá?
- Tiêu chí đánh giá là gì?
Từng bước một chúng tôi đi sâu vào thảo luận để làm rõ từng phần của dự án và làm rõ thắc mắc của tôi. Nhiều đoạn tôi nhắc lại những gì tôi hiểu với câu hỏi “Tôi đang hiểu vậy có đúng ý ông?”. Nếu đúng thì chuyển sang vấn đề khác, nếu không thì tiếp tục làm rõ ý đó.
Sau khi thảo luận kỹ càng, tôi đứng dậy và chào sếp với lời cảm ơn “Cảm ơn sếp đã tin tưởng”. Sếp đáp: “đây là lý do tao cần mày làm dự án này, những gì mày tiếp cận tạo ra cho tao sự an tâm nhất định”.
Sau 13 tháng triển khai, dự án hoàn thành đúng tiến độ và đạt kết quả cao hơn kỳ vọng ban đầu. Thành công đến từ thái độ làm việc chủ động, phương pháp làm việc hiệu quả và quan trọng là giảm Stress!
Cao Trần - Thành viên ban huấn luyện "Hạt gống lãnh đạo CNTT"
P/s: Đây chỉ là góc nhìn và cách hành động của bản thân, có thể anh chị và các bạn có cách làm tốt hơn để thành công trong công việc. Rất mong được học hỏi thêm từ comment của bạn.